I nuovi orientamenti nel disegno degli spazi di lavoro segnano un superamento del dilemma open space – “uffici chiusi”, che ci ha accompagnato per più di 30 anni, tra chi lamenta la rumorosità degli ampi spazi comuni e chi apprezza l’opportunità di una migliore collaborazione. La riflessione in tema di spazi lavorativi si focalizza sul concetto di funzionalità, senza abbracciare una delle due alternative a scapito dell’altra. Sono le esigenze lavorative a determinare la tipologia degli spazi: il lavoro può richiedere concentrazione, silenzio e conversazioni confidenziali, oppure un’interazione frequente e riunioni di lavoro. Ed è abbastanza comune che il ruolo organizzativo ricoperto richieda in momenti diversi tutte queste condizioni. Di qui l’idea di pensare a spazi lavorativi flessibili che consentano alla persona di scegliere il tipo di postazione più adatto all’esigenza del momento. Non più quindi scrivanie assegnate alle persone, ma la disponibilità di spazi con caratteristiche diverse, quali uffici chiusi, scrivanie raggruppate, aree di incontro e altro ancora.
L’accelerazione tecnologica degli ultimi anni, all’insegna della mobilità, viene incontro all’esigenza di flessibilità funzionale degli spazi, giacché viene meno un vincolo importante, quello che il lavoro debba essere svolto necessariamente in ufficio: un numero crescente di aziende sta sperimentando o ha già adottato il cosiddetto “smart work”, vale a dire la possibilità per il dipendente di svolgere la propria attività da casa. E quindi al menù delle scelte della postazione più adatta al lavoro da svolgere si aggiunge la propria abitazione, a tutto beneficio della concentrazione e della produttività: le ricerche svolte dalle stesse aziende che lo applicano indicano incrementi di produttività tra il 15 e il 45%.
Il lavoro remoto non risponde solo a un’esigenza di funzionalità al lavoro, ma anche a quella di bilanciamento tra lavoro e vita privata: e questo è il secondo fattore che sta spingendo la trasformazione degli spazi di lavoro. In questo ambito si inseriscono le strutture di asilo nido aziendale, le sale dedicate alla cura del bebè, a cui si aggiungono tutti i servizi per il disbrigo di incombenze domestiche di vario tipo, frequentemente messi a disposizione dall’azienda.
Un aspetto non secondario che influenza il ridisegno degli spazi di lavoro è la ricerca del benessere dei dipendenti: non si tratta soltanto di mettere la persona nelle condizioni fisiche più idonee all’attività svolta, in termini di concentrazione, interazione e privacy, ma anche che essa si trovi in condizioni emotive che favoriscano l’impegno lavorativo: le sale dedicate al relax, gli ambienti per il divertimento e le palestre interne hanno l’intendimento di creare un ambiente emotivamente sereno. A conferma dell’impatto sul benessere degli spazi di lavoro, la ricerca di Great Place to Work evidenzia che una percezione positiva degli ambienti determina la percezione di un clima sereno dal punto di vista psicologico.
L’evoluzione degli spazi di lavoro crea le condizioni per un’esperienza maggiormente positiva del proprio lavoro. Sarebbe un errore tuttavia pensare che sia sufficiente creare spazi attraenti ed ergonomici per ottenere un clima organizzativo positivo. L’osservazione delle organizzazioni mostra una realtà ben diversa: nei casi più riusciti il ridisegno degli spazi non è mai avulso dal contesto dei rapporti tra le persone, che costituiscono la vera base di un ambiente di lavoro eccellente: è la cura dei manager per le proprie persone il vero motore delle iniziative volte a creare condizioni ambientali maggiormente funzionali. Il ridisegno degli ambienti non è un mero intervento di architettura, ma si fonda su un solido rapporto di fiducia tra le persone che investe tutti gli aspetti della collaborazione organizzativa, dalla comunicazione, allo sviluppo professionale al coinvolgimento nelle decisioni.
