Quando il working è davvero smart. Il caso Medtronic

Cosa vuol dire “ritorno alla normalità” dopo la pandemia? È la domanda che più sentiamo fare in questi mesi, in cui tutti sperano di mettersi alle spalle l’emergenza sanitaria e riprendere la vita di prima. Eppure molti hanno scoperto, loro malgrado, che la vita di prima non è così desiderabile, soprattutto nell’equilibro tra lavoro e sfera privata. Lo stesso è emerso dalla ricerca compiuta da Medtronic, multinazionale delle tecnologie mediche con un fatturato da 30 miliardi di dollari e oltre duemila dipendenti nel nostro Paese.

 Secondo due ricerche cui hanno partecipato oltre mille dipendenti, lo smart working durante la pandemia ha migliorato la qualità del lavoro e le performance, e per oltre il 70% degli intervistati ha avuto un impatto positivo sulla vita privata. Per oltre l’80% lo stato d’animo al termine delle giornate è decisamente positivo. Per questo l’azienda ha lanciato il grande piano New Normal di cui il progetto chiamato SmartMed rivoluzionerà l’approccio all’esperienza lavorativa. Per capire meglio di cosa si tratta abbiamo contattato Alessandra Sama, HR director di Medtronic.

Quando avete capito che qualcosa stava cambiando nell’impostazione del lavoro?

Già nella primavera 2020, durante il primo e più duro lockdown, abbiamo iniziato una campagna di ascolto dei nostri dipendenti. Il sondaggio di maggio dell’anno scorso ci ha fatto capire che la maggior parte dei dipendenti era aperta a nuove modalità di lavoro e auspicava un ricorso maggiore allo smart working. L’ascolto dei lavoratori è fondamentale: questi progetti riescono solo se partono dal basso, l’approccio top-down è destinato a fallire. Noi comunque partivamo avvantaggiati: già nel 2018 avevamo introdotto la possibilità di lavorare da remoto due giorni a settimana.

 E da allora avete sviluppato il progetto “SmartMed”

Dall’autunno scorso a oggi abbiamo comunicato quale sarebbe stato il nostro percorso e quali i nostri obiettivi con una campagna di comunicazione interna e ad un anno di distanza abbiamo fatto una seconda survey per capire se la direzione era ancora quella giusta. Il risultato? La survey ha confermato che gli scorsi 15 mesi non hanno avuto un impatto negativo su performance e produttività, che gli effetti sulla vita personali sono positivi e che la flessibilità oraria è una componente fondamentale della vita lavorativa delle persone. Abbiamo quindi avuto conferma che il progetto risponde alle aspettative delle persone e dell’azienda.

 E dopo la fase di “ascolto” come si mette in pratica il vostro piano?

Abbiamo organizzato 10 workshop con circa 130 dipendenti per analizzare nel dettaglio la survey di maggio 2021 e per responsabilizzare i nostri colleghi nel ri-disegno dei processi lavorativi in ottica ibrida (ufficio/remoto). Siamo in procinto di lanciare sessioni destinate a manager e non con l’obiettivo di formarli su determinate abilità legate al lavoro ibrido e di rafforzare il concetto di fiducia e responsabilizzazione individuale nel raggiungimento dei risultati, concetto su cui da parecchio tempo improntiamo il rapporto fra capi e collaboratori. Poi pubblicheremo un digital playbook con tutte le informazioni necessarie per lavorare in questa nuova normalità. Lavoro, sicurezza, spazi, training digitale su strumenti di collaborazione e strumenti di software: questi i punti principali.

Cosa cambia nei vostri uffici?

Sono stati rivoluzionati. Il nostro quartier generale a Milano è stato ridisegnato totalmente. Prima della pandemia ognuno aveva un ufficio e una scrivania assegnati. Ora non lo avrà nessuno, neanche l’amministratore delegato. Tutto sarà condiviso e prenotabile via app. E alcune aree saranno organizzate in base al tipo di lavoro che dovrà essere svolto.

 Mi faccia degli esempi

Ci saranno spazi pensati e organizzati a seconda delle necessità: una riunione informale tra colleghi, una sessione creativa o di brainstorming, un incontro con i clienti, un seminario di formazione, una video-chiamata. Ci saranno “silence area” in cui concentrarsi, “cabine del telefono” per parlare senza essere disturbati. Vogliamo che le persone vengano in ufficio per esigenze di connessione, interrelazione, scambio e/o co-generazione di idee. Il lavoro individuale o la partecipazione ad una video-conferenza potrà essere svolte da remoto, se invece devo lanciare un progetto o ho una riunione strategica/decisionale verrò in sede perché la relazione con i colleghi è importante. Ogni dipendente dovrà venire in sede almeno due/tre giorni al mese, ma se per necessità vorrà farlo tutti i giorni, potrà farlo.

 La vostra sede ha già una impostazione ibrida

Avevamo uno spazio chiamato “X Value Lab”, un polo multimediale d’eccellenza, un luogo per eventi e corsi di formazione all’avanguardia per creare valore esponenziale per noi e i nostri stakeholder. Ora nasce la “X Value Lab Arena” con lo stesso obiettivo, ossia migliorare la employee experience e la customer experience. Potremo lanciare nuovi prodotti, organizzare training con i medici e eventi interni o esterni con i media. Incontrarsi nei nostri uffici in uno spazio innovativo è decisamente meglio di un’anonima sala conference in un albergo.

Nei settori innovativi, l’equazione si sta ribaltando: sono i lavoratori più formati a scegliere l’azienda in cui lavorare, e chi lavora nelle risorse umane come lei deve competere per offrire condizioni attraenti

Con SmartMed vogliamo migliorare la performance aziendale e mettere la persona nelle condizioni di creare un buon equilibrio tra vita privata-lavorativa, fra lavoro personale e lavoro di squadra. Ma non solo. Vogliamo anche essere un “employer of choice” e attrarre le nuove generazioni di talenti anche per la flessibilità di spazio/tempo che offriamo.

 Anche le altre filiali di Medtronic stanno seguendo la stessa strada?

A Milano siamo una specie di progetto pilota. Lo stesso quartier generale americano sta mettendo a punto modello di lavoro ibrido. È uno dei rari casi in cui in Italia l’innovazione arriva prima che all’estero.