La progettazione degli spazi di lavoro nelle sue applicazioni più avanzate va oggi nella direzione della flessibilità. Superando il vecchio dibattito tra ufficio tradizionale e open space, lo spazio lavorativo assume una connotazione di flessibilità, in cui la persona invece di essere assegnata a una postazione lavorativa univoca ha la possibilità di muoversi all’interno di diverse soluzioni, in funzione dell’esigenza del momento.
Oggi il tema della flessibilità è diventato cruciale. Dalle aziende di servizi a quelle di produzione, dal personale ad alta professionalità a quello operativo, l’azienda ha bisogno di essere flessibile nella sua organizzazione e richiede di conseguenza flessibilità ai suoi collaboratori. In primo luogo la flessibilità riguarda il tempo, ma anche lo spazio, e quindi gli uffici, ne sono impattati. Le scrivanie condivise, che alcune aziende stanno adottando e che tra l’altro portano a importanti risparmi sul costo immobiliare, sono una tipica richiesta di flessibilità che viene rivolta alle persone: si chiede infatti ai collaboratori di rinunciare a un proprio spazio personale, con il risultato spesso di creare insoddisfazione.
Le osservazioni di Great Place To Work delle migliori aziende ci mostrano come la richiesta di flessibilità ha successo se c’è reciprocità, vale a dire se alla flessibilità richiesta corrisponde un’offerta di flessibilità. I casi piu’ interessanti di progettazione degli spazi lavorativi vanno in tale direzione. Il management aziendale si impegna a comprendere senza preclusioni quali siano le esigenze dei collaboratori nei riguardi degli ambienti lavorativi: lo si fa spesso attraverso modalità di coinvolgimento diretto, come le interviste di gruppo o i questionari. Il disegno degli spazi prende allora in considerazione sia le esigenze funzionali, che psicologiche del lavoro. Da questa risposta a 360° ai bisogni che le persone hanno nei confronti del luogo di lavoro, nascono i lay out flessibili, nei quali la persona puo’ scegliere di volta in volta di lavorare in uno spazio condiviso con gli altri colleghi, o in uno silenzioso in cui si potersi concentrare, in uno appartato che consenta la privacy, o ancora possa fare una riunione in un’atmosfera di confidenzialità. Lo spazio di lavoro in alcuni casi non si limita a rispondere alle sole esigenze di tipo funzionale, ma tiene conto anche di quelle dell’equilibrio psico-fisico: ecco allora comparire nell’ambiente di lavoro i bistrot, le cucine e le sale relax.
Con i nuovi spazi di lavoro l’azienda si apre anche all’integrazione tra la dimensione propriamente lavorativa e quella extra-lavorativa: negli uffici possono fare la loro comparsa strutture come gli asili nido, le sale allattamento, i locali per iniziative ricreative e di fitness. Il lavoro diventa “smart”, cioè intelligente, secondo una definizione ora in voga: lo spazio di lavoro non è piu’ confinato al solo ufficio. Le persone, grazie alle odierne tecnologie, possono lavorare anche da casa. Diverse ricerche mettono in evidenza come il tele lavoro sia un’esigenza molto sentita da parte delle persone: nelle indagini di clima organizzativo che Great Place To Work conduce la richiesta di poter lavorare da casa è una delle domande emergenti.
Tutte le misurazioni effettuate dalle aziende che lo hanno sperimentato sono concordi nell’indicare il lavoro remoto come piu’ produttivo, dal 15 al 45%, di quello svolto in ufficio.
