DIGITALIZZAZIONE? UN MUST

Il bilancio a lungo termine dell’Unione Europea 2021-2027 insieme a NextGenerationEU (NGEU) formano il più grande pacchetto di incentivi mai finanziato dall’UE. Per l’attuazione del dispositivo per la ripresa e la resilienza (Recovery and Resilience Facility – RRF componente principale del NGEU) la Commissione Europea ha definito una serie di orientamenti strategici attraverso la Strategia annuale per la crescita sostenibile 2021 che punta su una ripresa verde, digitale e sostenibile. La strategia, infatti, sollecita gli Stati membri ad includere nei propri Piani Nazionali di Ripresa e Resilienza (PNRR) investimenti e riforme focalizzati sulle Sette iniziative “Faro” tra cui, ad esempio, l’iniziativa “Modernise – Digitalizzare la pubblica amministrazione e i servizi pubblici, compresi i sistemi giudiziari e sanitari”.

Elemento essenziale dei finanziamenti ricompresi nel PNRR è, inoltre, un’attuazione efficace e tempestiva del Piano; la Commissione, infatti, ha posto un forte accento sulle capacità attuative da parte degli Stati membri, tanto da legare l’erogazione delle risorse al raggiungimento di target ed obiettivi, superando il mero criterio dell’avanzamento finanziario. Assume dunque particolare importanza l’affidabilità dei dati che saranno comunicati in qualità di attestazione dell’avanzamento dei Piani. I sistemi di raccolta ed elaborazione dati, quindi, dovranno garantire: i) un controllo costante, ii) la tempestiva messa a disposizione delle informazioni al decisore nazionale e comunitario e iii) l’interoperabilità con il sistema informativo della Commissione europea.

L’investimento sul digitale, caldeggiato ad ogni livello e finanziato con cifre importanti, aggiunto alle necessità attuative del PNRR, suggerisce la necessità di un cambio di paradigma nella gestione e nel controllo del Piano, rispetto a quanto previsto finora nell’attuazione dei fondi europei, perseguibile solo attraverso una gestione digitale globale secondo i principi della cosidetta ”Intelligent Process Automation (IPA)”.

UN PERCORSO VIRTUOSO PER UNA GOVERNANCE DIGITALE DEL PNRR: L’INTELLIGENT PROCESS AUTOMATION E LE SUE POTENZIALI APPLICAZIONI

In Italia il tasso di assorbimento dei fondi comunitari è tra i più bassi dell’UE (come attestato nella relazione annuale della Corte dei Conti Europea sull’esecuzione del bilancio dell’UE per l’esercizio finanziario 2019). Il punto di attacco è quindi quello di eliminare le cause dei ritardi e delle inefficienze: i tempi di attesa degli input (attività non sincronizzate), gli errori (che necessitano rilavorazioni) e la manualità sull’intera filiera (intendendo con essa anche l’uso dell’informatica di base).

I processi di controllo e rendicontazione dei Fondi comunitari, per loro natura (anche e soprattutto regolamentare), sono articolati e complessi, analizzando però a fondo, si possono cogliere alcune caratteristiche tipiche per una digitalizzazione efficace: i processi sono stabili e maturi, con step di controllo ben definiti, con alti volumi, attività ripetitive e con input digitali nativi (o digitalizzabili).

Quindi, per far fronte alla sfida lanciata dall’Europa all’Italia (mobilitando più del doppio rispetto alle risorse stanziate con le programmazioni dei fondi strutturali e di investimento) appare imprescindibile il ricorso a quelle tecnologie che possono incidere sul processo in termini di rapidità attuativa e di solidità strutturale del sistema di gestione e controllo e quindi all’Intelligent Process Automation.

L’Intelligent Process Automation è una combinazione di tecnologie Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI), Data Mining e Workflow Management, che insieme consentono una rapida automazione dei processi end-to-end e accelerano la trasformazione digitale. Le tecnologie di IPA consentono di incidere a diversi livelli sui processi:

• • L’AI, Artificial Intelligence è una branca dell’informatica ad ampio raggio interessata alla costruzione di macchine intelligenti in grado di eseguire attività che, in genere, richiedono l’intelligenza umana. Si tratta di una potente tecnologia che guida l’innovazione, aumenta le prestazioni e migliora processi decisionali e gestione dei rischi. L’AI è integrata nei sistemi informatici e consente a questi ultimi l’esecuzione dei processi in autonomia, processando informazioni e simulando la presa di decisioni sulla base di regole pre-definite.
  • L’RPA, Robotic Process Automation è la tecnologia che consente all’utente di configurare il software del computer o un robot per emulare e integrare le azioni di un essere umano che interagisce all’interno di sistemi digitali per l’esecuzione di un processo. I robot RPA i) utilizzano l’interfaccia utente per acquisire dati e manipolare le applicazioni, proprio come fanno gli esseri umani, ii) interpretano le informazioni, iii) innescano risposte e iv) comunicano con altri sistemi per eseguire una vasta gamma di compiti ripetitivi. I compiti di routine sono affidati al software, con notevoli risparmi di costi e tempi, aumento di qualità e riduzione degli errori.
  • Il Data mining può essere inteso come naturale conseguenza alla proliferazione di dati unita al progresso delle tecnologie di automazione e scienza dei dati. Le soluzioni di Data Mining, abbinate al know how che consente l’implementazione di solutions di advanced analitics, vengono identificate come i sistemi che facilitano l’esplorazione dei dati in maniera automatizzata e ripetibile al fine di identificare trend, anomalie e potenziali rischi. La reportistica viene resa disponibile in tempo reale permettendo decisioni efficaci e tempestive.
  • Il Workflow management permette di orchestrare ed automatizzare le attività specifiche di un processo, favorendo l’interazione tra diversi utenti all’interno dell’organizzazione ed eliminando il ricorso a strumenti di collaborazione destrutturati. Le soluzioni di workflow management consentono di assegnare le attività operative alle risorse opportune, pianificarne le tempistiche di esecuzione, monitorarne lo stato di completamento ed avere dunque visibilità e governo complessivo sull’andamento dei processi e relativi indicatori di performance.

Le tecnologie descritte possono essere applicate a ciascuna delle fasi che, tipicamente, caratterizzano il sistema di gestione e controllo dei fondi Europei, oggi riconducibile nel suo complesso alle Autorità di Gestione (AdG), Autorità di Certificazione (AdC) e Autorità di Audit (AdA). In particolare

• • Pianificazione strategica e programmazione operativa;
  • Monitoraggio periodico dell’avanzamento programma operativo;
  • Controlli amministrativi e in loco sulle operazioni finanziate;
  • Certificazione periodica della spesa;
  • Assicurazione del corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo e della legittimità e regolarità delle spese per le quali è stato chiesto un rimborso.

Le soluzioni tecnologiche IPA, applicate ai fondi UE, consentono un notevole risparmio di costi e di tempo aumentando la qualità delle performance e riducendo gli errori.

Dalle analisi poste in essere presso alcuni Clienti rilevanti nel mondo della PA emergono dati molto confortanti. L’applicazione dei seguenti strumenti, su diversi punti del processo ha consentito di osservare notevoli riduzioni delle tempistiche: l’Intelligenza artificiale per il riconoscimento e la verifica di documenti in qualsiasi formato (digitalizzazione e catalogazione degli input), la Robotica per l’automazione di alcune attività di routine a basso valore aggiunto, il Data mining per l’elaborazione e la reportistica di grandi volumi di dati e gli strumenti di workflow management per automatizzare l’interazione tra i diversi utenti.

Pertanto, l’imperativo per il successo del Piano di Ripresa e Resilienza è puntare su uno sviluppo tecnologico che consenta agli operatori di liberarsi dalle attività ripetitive e manuali, dedicando il proprio tempo ad attività di verifica a più alto valore aggiunto, dove è assolutamente necessaria l’intelligenza umana e non quella artificiale.

LA SFIDA DEL RECOVERY? CON L’IPA SI PUO’ VINCERE

Le prescrizioni finora dettate dall’UE prevedono requisiti minimi di digitalizzazione della gestione dei Fondi europei; tuttavia, l’efficienza che si può ottenere dall’applicazione di strumenti di IPA ai processi risulta, in questa fase, fondamentale per rispettare le tempistiche di attuazione del Recovery Plan e garantire un’adeguata assurance in termini di affidabilità e completezza dei dati alla base delle richieste di rimborso che l’Italia presenterà alla Commissione.

Una solida gestione digitale permetterebbe inoltre di rendere più efficace il processo di attuazione del Recovery, garantendo una reale incisività degli interventi sulla ripresa economica.

La fattibilità di una digitalizzazione incrementale e sostenibile passa per la gradualità e l’accompagnamento costante in termini di formazione e customizzazione dei tool implementati, rispettando le tre fasi fondamentali: Explore, Planning, Implementing.

Le analisi condotte ci confortano molto sulla fattibilità e sull’efficacia del processo di digitalizzazione. Auspichiamo quindi che l’attesa pubblicazione dei bandi per supporto nelle fasi di esecuzione, monitoraggio e verifica dei PNRR terrà conto di questa necessaria evoluzione e quindi potrà realmente aprirsi una nuova fase dell’amministrazione dei Fondi comunitari: la Next Generation.